Modèle plan de classification

Le plan de classification est un modèle que les ministères peuvent adapter à leurs propres besoins. Ce guide d`utilisation du plan contient les sections suivantes: Notez que dans les deux systèmes, les secondaires communs devraient toujours être attribués aux mêmes numéros–p. ex.-00 (politiques, procédures, normes),-01 (général),-02 (planification),-03 (rapports et statistiques),- 04 (projets spéciaux),-99 (documents de référence et d`information). Par défaut, les dossiers ministériels sont programmés sous RRSDA 1999-005, administration générale, programme et dossiers de sujets, à moins qu`un calendrier plus précis ne s`applique. Dans le plan de classification des fichiers de modèle, les exceptions sont indiquées entre parenthèses avec un lien vers le RRSDA plus spécifique, sur-Riding. Les différents ministères devraient également consulter les calendriers de conservation ministériels spéciaux qui ont pu être préparés spécifiquement pour leur propre ministère et ses dossiers uniques. Quel que soit le système de classification que vous adoptez, assurez-vous de créer et de tenir à jour un document montrant le plan de classification que vous utilisez pour les dossiers de votre ministère. Il doit inclure tous les intitulés des sujets, les classes primaires et secondaires, ainsi que toute note de portée pour des explications supplémentaires. Lors de la révision de votre plan de classification, conservez une copie d`archivage de la version obsolète, car cela sera utile lors de la récupération ou de l`utilisation de fichiers qui ont été créés sous l`ancien système et précédemment transférés au centre des enregistrements. Les rubriques visées représentent les divisions de base du plan de classification et reposent en grande partie sur la fonction. Il y a 14 rubriques d`objet dans le plan type, chaque rubrique ayant sa propre section dans le plan. Au début de chaque section est une brève description de l`en-tête sujet et une indication du type de fichiers que vous devez classer en dessous.

Pour trouver une description d`une classification de tâche spécifique au sein d`une famille d`emplois, consultez la page recherche de classification des tâches. Pour commencer, le point focal de gestion des dossiers d`un bureau devrait procéder à une analyse des fonctions et des activités des bureaux, ce qui entraîne la mise en place de grands groupes-fonctions-et de leurs sous-groupes-activités. Ce faisant, une variété de méthodes peut être utilisée, nous recommandons de consulter le mandat des bureaux, tout document de politique qui peut fournir le mandat du bureau, et toutes les procédures opérationnelles normalisées disponibles. Les entrevues avec des collègues du bureau peuvent aider à comprendre ce que les tâches majeures sont effectuées pour accomplir chacune des fonctions identifiées. Il est recommandé de consulter les schémas existants de classification des dossiers afin de déterminer les fonctions de fond communes et de réutiliser ces structures dans l`élaboration de nouveaux schémas de classification (par exemple, système de classification des fichiers des opérations de paix et rétention Horaires). Chaque fichier se voit attribuer un code principal et secondaire. Pour classer un dossier, identifiez d`abord le titre du sujet auquel il relève, puis utilisez cette section du plan de classification pour trouver la classe principale appropriée. Chaque primaire à son tour est divisé en un certain nombre de classes secondaires. Dans la classe secondaire, organisez les fichiers alphabétiquement par titre de fichier.

Les notes de portée (accessibles en cliquant sur le titre du primaire) sont fournies pour donner des explications plus détaillées sur le primaire et sur la façon de l`utiliser. La liste des fichiers du Ministère devrait être un document distinct du plan de classification du ministère. Le plan affiche toutes les catégories de classification possibles. La liste de fichiers affiche tous les fichiers réellement créés et classés dans les catégories du plan. Il devrait être un document en cours, la journalisation de chaque fichier ouvert. Un exemple de certaines entrées de liste de fichiers est donnée ci-dessous. Notez que le plan de modèle ne couvre que les fonctions courantes. Les départements ayant des fonctions uniques devront élaborer des rubriques supplémentaires pour les couvrir.

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